应急和反应计划经常受到组织变化和增长的影响, 随着公司规模的缩小, 重组, 兼并和收购给公司带来了重大挑战. 随着公司的重组和发展, 应急管理程序和计划很快就会过时和不合规. 新建和购置设施的应对计划往往格式不同，较难更新, 审查, 和使用. 进一步, 当公司成长时, 致力于维护应对计划的工作人员数量并没有随之增加.
流线型的, 协调和演练的反应计划对有效的应急管理程序至关重要. 鉴于它们在确保准备和员工安全方面的重要性, 当组织发生变化时，必须定期审查响应计划，以确定不一致和不足之处, 解决合规性问题, 并确认计划遵循最佳实践.
审核与识别 应对计划不足
由于涉及许多操作组件, 响应计划审核对于确定潜在差异至关重要, 管理缺陷以及公司应急准备的最低标准是否达到. 审计也可能发现过程或程序上的不足, 平面图格式矛盾, 或者不准确的信息.
响应计划审核通常会发现:
- 在应对计划中列出的不再受雇于公司的人员.
- 紧急反应职责和责任没有分配给适当的人员.
- 公司人员和外部资源的联系信息不准确.
- 缺乏详细的回应程序.
- 缺乏具体的火灾预先计划.
- 培训不足.
- 培训记录的文件编制效率低下.
- 与区域应急计划和当地法规不一致.
- 不同的计划格式和版本导致信息脱节.
- 缺乏实施经验教训、政策变更或监管要求的程序.
一旦发现差异和缺陷, 可以进行调整以确保合规性, 效率和效果. 专门的法规情报团队或环境健康与安全(EH+S)经理可能会负责筛选堆积如山的特定地点法规, 修改确定的缺陷的授权和指导方针.
确保计划及时更新并符合要求
尽管法规遵从性涉及许多成本和复杂性, 这些规定的存在是为了保护公众利益, 公司和周边环境. 对紧急情况没有有效的计划或反应, 火, 或其他危险事件可能严重影响组织和周围社区, 可能会导致公司倒闭.
遵循外部法规遵从性审计, 获授权机构可, 在某些情况下, 在一定时间内解决需求不足的问题. 政府机构可以对错过最后期限或忽视申请的企业处以罚款并停止运营. 此外, 当法规遵从失败导致公司对人员安全管理不善或令人不安的环境时，负面的媒体曝光和敌对的公众舆论可能会迅速升级.
帮助减少潜在的经济处罚和不利的社会影响, 负责应急管理项目的人员必须保持警惕，确保应急计划是最新的，符合标准和法规要求. 可以安排年度审核和评审，以帮助防止不符合并促进有效的响应计划实施.
审查安全和响应最佳实践
当涉及到安全和响应程序时，公司可能不需要“重新发明轮子”, 设施确实需要确认最佳做法适用于其场地的具体情况. 公司运营的每个方面都应该被分解，以检查特定行动的最佳实践, 材料, 场景, 或者现场情况. 以下领域经常需要审查:
- 事前规划
- 训练和练习
- 国家事件管理系统(NIMS)
- 安全
- 消防队
- 救援和疏散
- 危险物质处理和反应
- 防止火灾损失
使用数字技术管理响应计划
基于web的解决方案 Jensen Hughes的SmartPlan 能否在组织变革期间促进有效的法规遵循管理. 通过管理与不断发展的人员相关的行政职责, 操作和监管要求, 这些技术可以帮助简化跨设施的响应规划, 区域及分区, 确保企业范围内多个政府机构的合规性. 结果是一个高效和集成的程序，最大限度地减少了操作停机时间，同时保护了员工, 财产, 以及组织的声誉.